Een applicatie om online het leden- en vrijwilligersbestand van uw vereniging bij te houden, met de mogelijkheid om uitgebreide functie- en taakbeschrijvingen te maken, te zoeken op talenten van (potentiële) vrijwilligers en overzichtelijke afdrukken te maken? Het lijkt een utopie, maar toch bestaat dit. We hebben het over de online applicatie Vrijwilligers Graag Gezien. De applicatie maakt al jaren deel uit van het project ‘Ouders Graag Gezien’ en wordt ook als los pakket aangeboden. Het is niet alleen een product vóór, maar ook ván verenigingen. De reacties van gebruikers worden verzameld en regelmatig worden verbeteringen doorgevoerd in het programma. Bep Timmer, projectleider van de NSA, heeft de laatste update van de applicatie gecoördineerd en is positief over het resultaat. Maar ze is niet de enige. Ook Gerrit Vixseboxse van voetbalvereniging Quick ’20 uit Oldenzaal, die input geleverd heeft voor de laatste update, is erg enthousiast over de ‘Vrijwilligers Graag Gezien’.

“Er zijn allerlei pakketten voor ledenadministratie in omloop. Die zijn voornamelijk gericht op secretariële en administratie zaken. ‘Vrijwilligers Graag Gezien’ heeft echter een compleet andere insteek, namelijk de vrijwilliger! De applicatie is primair bedoeld om het vrijwilligerskorps van de vereniging in kaart te brengen”, aldus Vixseboxse, zelf vader van een voetballende zoon en werkzaam in de ICT.

Bep Timmer somt moeiteloos nog een aantal voordelen op van ‘Vrijwilligers Graag Gezien’: “Het mooie van een online applicatie ten opzichte van een computerprogramma op CD-Rom is dat je geen software hoeft te installeren, er door meerdere mensen tegelijk in gewerkt kan worden en je je niet druk hoeft te maken over back-ups en updates. Met het programma kun je als sportclub goede functie- en taakbeschrijvingen maken en vraag en aanbod wat betreft vrijwilligers met elkaar matchen!” Klik hier voor een opsomming van de belangrijkste functionaliteiten van de online applicatie.

Een goed begin is het halve werk
Het klinkt allemaal heel simpel, maar is het dat ook? “Je moet uiteraard wel enige computerervaring hebben om goed met de applicatie te kunnen werken”, geeft Gerrit Vixseboxse aan. “Maar geloof me, de gemiddelde computergebruiker kan er gemakkelijk mee overweg. Het is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke applicatie. Begin je echter meteen in het pakket te werken, zonder als vereniging enig voorwerk verricht te hebben, dan loop je onherroepelijk vast. Niet in technisch maar in organisatorisch opzicht. Eerst moet je namelijk inventariseren welke commissies er allemaal zijn binnen je vereniging, wie er wat binnen je vereniging doet, hoeveel tijd daarmee gemoeid is en hoe de communicatiekanalen verlopen. Wij hebben dat gedaan door alle voorzitters van onze commissies de opdracht te geven om hun werkgroep inzichtelijk te maken. Daar hoorde ook bij het in kaart brengen van de talenten en interesses van de vrijwilligers, maar ook van ouders en andere potentiële vrijwilligers. Daarna hebben we met ons automatiseringsprojectgroepje alles in ‘Vrijwilligers Graag Gezien’ gezet. Verder hebben we de commissies gevraagd om hun problematiek rond vrijwilligers door te geven aan ons. Het is belangrijk om in deze volgorde te werk te gaan. Hoe beter het voorwerk verricht wordt, hoe meer plezier je later van de online applicatie hebt. In mijn vak zeggen we altijd: Eerst organiseren en dan automatiseren!”

Matchen van vraag en aanbod
En als je dan alles in het systeem hebt staan, wat wordt er dan inzichtelijk? “In elk geval drie basale zaken”, geeft Vixsboxse aan “Je ziet welke functies en taken reeds ingevuld worden, welke openstaande vacatures je hebt en welke leden, ouders of andere potentiële vrijwilligers nog geen taak of functie hebben. Onze vereniging telt 1750 leden en zo’n 450 actieve vrijwilligers, maar dat is te weinig. Nu we ons vrijwilligerskorps in beeld hebben gebracht, gaan we als automatiseringsprojectgroepje stapsgewijs elke commissie leren hoe ze de applicatie kunnen gebruiken om nieuwe vrijwilligers te werven en hiaten te voorkomen. We beginnen bij de jeugdcommissie, omdat dit veruit de grootste commissie is. Als automatiseringsprojectgroepje blijven we de commissies voorlopig begeleiden.”

Onderdeel van het vrijwilligersbeleid
Los je problemen op het gebied van vrijwilligersbeleid volledig op met deze applicatie? “Nee, dat niet”, roept Bep Timmer direct. “Ik adviseer sportverenigingen daarom om dit product onderdeel te laten zijn van het totale vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk om de juiste gegevens van alle leden en vrijwilligers te hebben en die in de applicatie in te voeren. Verenigingen die hun gegevens in een excelsheet of in Sportlink hebben staan, kunnen die direct importeren. Na het opzetten van de gewenste vrijwilligersstructuur en het maken van duidelijke functie- en taakbeschrijvingen is het zinvol om alle betrokkenen duidelijk te maken dat er wat gaat veranderen en dat er in de toekomst meer van hen verwacht wordt. In de nieuwe versie van de applicatie heb je als vereniging de mogelijkheid om je leden en bijvoorbeeld ouders van jeugdleden een mail te sturen met een link. De leden en ouders van jeugdleden kunnen dan thuis achter hun PC een formulier invullen, waarin ze aangeven welke achtergrond en deskundigheid ze hebben en voor welke vrijwilligerstaken ze interesse hebben. Je kunt natuurlijk ook telefonisch de lijst met ze doornemen. Dat is meer werk, maar zeker zo effectief, omdat je dan door kunt vragen en mensen enthousiast kunt maken. De verzamelde gegevens verwerk je in de database en daarna match je de leden en ouders van jeugdleden met de vacatures.”

Beoogd resultaat
En wat mag je als resultaat verwachten, als je een tijdje met het programma werkt? Bep Timmer is daar heel duidelijk in: “De structuur van je vrijwilligerskorps staat als een huis en is voor alle betrokkenen duidelijk. De juiste vrijwilligers hebben het juiste takenpakket en weten waar ze aan toe zijn. Je kent de talenten en wensen van je mensen en kunt daar optimaal op inspelen. Taken en functies worden door de vrijwilligers met meer plezier verricht en als vereniging ken je de vacatures en zwakke plekken in het vrijwilligerskorps. Kortom: je vereniging is weer gezond en vitaal. Voorwaarde is wel dat de applicatie door één of meerdere gebruikers actueel gehouden wordt!” Dat is klare taal. Hoog tijd om de demoversie van het programma te bekijken!

Meer informatie
Kijk voor de demoversie van de applicatie ‘Vrijwilligers Graag Gezien’ op www.vrijwilligersgraaggezien.nl. Op die website kunt u zich ook aanmelden voor de applicatie. Er zijn drie abonnementsvormen:

• Solo € 155,- (één beheerderaccount);
• Supporter € 165,- (één beheerderaccount en een onbeperkt aantal gebruikers);
• Team € 175,- (één beheerderaccount en een onbeperkt aantal gebruikers en raadplegers).

Om met het programma te kunnen werken krijgt u een inlognaam en een wachtwoord. U gaat het abonnement voor een jaar aan. Na dit eerste jaar betaalt u € 35,- verlengingskosten.

Voor meer informatie kunt u ook contact opnemen met Bep Timmer. Het telefoonnummer is 088-2468100.